Domicilio digitale - Posta elettronica certificata
Avviso importante
Entro il 1° ottobre 2020 TUTTE LE IMPRESE (società e imprese individuali) iscritte nel Registro delle Imprese devono comunicare il proprio domicilio digitale (PEC) se non già presente nei dati del Registro Imprese. Questo è quanto dispone il decreto legge 16 luglio 2020, n. 76, contenente “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito nella legge 11 settembre 2020, n. 120.
Le imprese che hanno già iscritto un indirizzo PEC, che sia valido, attivo e nella loro esclusiva disponibilità, non devono comunicare nulla.
L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
La legge dispone l’applicazione di sanzioni amministrative a tutte le imprese (società e imprese individuali) che non avranno comunicano il proprio domicilio digitale (posta elettronica certificata) entro la data del 1° ottobre 2020.
Cosa possono fare le imprese:
- verificare il corretto funzionamento del proprio domicilio digitale (ex PEC);
- controllare la corretta iscrizione del domicilio digitale al Registro delle imprese;
- in mancanza di un domicilio digitale attivo richiederlo a un gestore autorizzato e comunicarlo al Registro delle imprese tramite la procedura semplificata e gratuita "Pratica Semplice".
Come verificare l'iscrizione del domicilio digitale al Registro delle imprese:
- consultare una visura aggiornata dell'impresa, scaricabile gratuitamente dal cassetto digitale dell'imprenditore (si accede con SPID o CNS);
- cercare l'impresa sul sito www.registroimprese.it, nell'apposita sezione di ricerca indirizzo PEC.
Verifica il domicilio digitale: l'indirizzo PEC dell'impresa
Domicilio digitale - PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica ordinaria a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere certa, certificabile e opponibile a terzi la spedizione e la consegna.
Ogni titolare di un indirizzo di posta certificata può trasmettere ad un'altra casella di PEC messaggi elettronici con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
La casella può essere rilasciata da uno qualsiasi dei gestori di PEC iscritti nell'apposito elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.
La casella di posta elettronica certificata rappresenta il domicilio digitale presso il quale la società o l'imprenditore, in forza di una presunzione legale, sono sempre raggiungibili (per legge, un messaggio di PEC si dà per notificato nel momento della semplice consegna del plico informatico al server di posta del destinatario, e non nel momento della effettiva apertura dello stesso).
Pertanto, ricorre l'esigenza di garantire che l'indirizzo PEC dichiarato da imprese e società sia costantemente attivo nonché singolarmente ed esclusivamente riconducibile alle medesime.
In altre parole, non è consentito alle imprese e alle società:
- iscrivere e mantenere iscritta nella propria posizione anagrafica nel Registro delle Imprese una casella di posta elettronica certificata non attiva;
- condividere con altro soggetto iscritto nel Registro Imprese o nel REA (impresa, società, soggetto collettivo di forma non societaria) l'uso della stessa casella di posta elettronica certificata;
- iscrivere nel Registro Imprese una casella di posta elettronica certificata di cui è titolare un professionista iscritto in Collegi o Ordini professionali o una associazione di categoria.
Il 29 novembre 2008 è entrato in vigore il Decreto Legge n. 185/2008, convertito nella Legge 2/2009. L’articolo 16, al comma 6, prevede che "...le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese...". Con decorrenza dal 19/12/2012, il D.L. 179/2012 ha esteso lo stesso obbligo alle imprese individuali.
Il decreto legge 16 luglio 2020, n. 76, contenente “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito nella legge 11 settembre 2020, n. 120 ha, fra l’altro, introdotto importanti novità in materia di utilizzo della posta elettronica certificata (ora “domicilio digitale”): in particolare l’articolo 37 del D.L. 76/2020 ha introdotto l’obbligo per le società e le imprese individuali iscritte al Registro delle Imprese di comunicare il proprio domicilio digitale entro il 1° ottobre 2020, se non già comunicato in precedenza (o se, comunque, non presente nel Registro delle Imprese).
Il D.L. 76/2020 ha, inoltre, disposto l’applicazione di sanzioni amministrative per le imprese che, decorso il termine previsto, non avranno adempiuto all’obbligo di comunicazione del proprio domicilio digitale:
- le società iscritte nel Registro delle Imprese che non avranno indicato il proprio domicilio digitale entro il 1° ottobre 2020, o il cui domicilio è stato cancellato dall’ufficio del Registro delle Imprese, sono sottoposte alla sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, in misura raddoppiata;
- le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale che non avranno indicato il proprio domicilio digitale entro il 1° ottobre 2020 o il cui domicilio digitale è stato cancellato dall’ufficio del Registro delle Imprese sono soggette alla sanzione amministrativa prevista dall’articolo 2194 del codice civile in misura triplicata, secondo la procedura individuata dalla norma.
In attuazione delle disposizioni sopra citate, qualora nell'istanza di iscrizione di impresa individuale o di società non sia riportato un indirizzo P.E.C. valido, l'Ufficio Registro Imprese procede alla sospensione della pratica e chiede la regolarizzazione assegnando un congruo termine.
Inoltre, l'Ufficio effettua delle verifiche periodiche inerenti gli indirizzi PEC iscritti: in tutti i casi in cui l'indirizzo PEC della società o dell'impresa individuale risulti non attivo (ad es. revocato) oppure non univoco oppure già iscritto su posizioni di altre imprese, vengono avviate procedure per la cancellazione d'ufficio dell'indirizzo PEC dichiarato in visura.
Modalità di presentazione della comunicazione della casella di PEC
L'ufficio del Registro delle Imprese della Romagna accetta la presentazione della pratica di comunicazione della P.E.C. secondo la procedura di cui al comma 2quinquies dell'art. 31 legge 340/2000 (c.d. presentazione tramite "commercialista" o "professionista incaricato").
In alternativa, per comunicare al Registro Imprese l'indirizzo di P.E.C., o la sua variazione, è possibile utilizzare una procedura semplificata online ad uso esclusivo del legale rappresentante della società o del titolare di impresa individuale, munito del dispositivo di firma digitale, senza necessità di registrazione o autenticazione. Le modalità per effettuare tale comunicazione ed ogni altra informazione sono reperibili sul sito RegistroImprese.
L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
P.E.C. da indicare in ogni pratica di Comunicazione Unica
Finalità completamente diversa, rispetto all'indirizzo P.E.C. da iscrivere nel Registro Imprese (di cui ai paragrafi precedenti), caratterizza l'indirizzo P.E.C. da indicare nell'ambito di qualsiasi pratica di Comunicazione Unica.
La procedura di Comunicazione Unica per la Nascita dell'Impresa, istituita dall'art. 9 del DL 7/2007, comporta l'utilizzo della PEC per ogni comunicazione tra l'impresa (o i suoi intermediari), l'Ufficio del Registro Imprese e gli altri Enti coinvolti. In questo caso, la casella di PEC rappresenta non già il domicilio elettronico dell'impresa, bensì la domiciliazione eletta unicamente per le comunicazioni relative al singolo procedimento, fino all'esito finale di quest'ultimo.
A chi rivolgersi
Ufficio Registro Imprese
Per informazioni in tema di Società, Imprese Individuali e REA è possibile utilizzare il servizio Contatta il Registro Imprese.
Per assistenza in merito alla compilazione delle pratiche telematiche è possibile contattare l'assistenza centralizzata sul portale RegistroImprese.
Per informazioni su pratiche telematiche già presentate al Registro Imprese e sospese, va utlizzato esclusivamente il "DIARIO MESSAGGI" all'interno della piattaforma MYPage Telemaco.