Regole per la sottoscrizione delle pratiche

Nel quadro generale delle regole che disciplinano la tenuta del Registro Imprese, risultano di particolare complessità ed articolazione quelle che servono:

• ad individuare i soggetti obbligati, o comunque autorizzati, ad eseguire gli adempimenti pubblicitari;
• a definire le modalità tecniche e le condizioni per la materiale apposizione delle sottoscrizioni.

Questa pagina ha lo scopo di fornire alcune indicazioni sintetiche, che possono aiutare a padroneggiare la complessa materia della sottoscrizione delle pratiche destinate al Registro Imprese e al REA, senza pretendere di poterla esaurire. 

Per qualsiasi approfondimento e per ogni informazione in relazione a specifiche pratiche, si rimanda al Supporto Specialistico SARI Romagna.
Inoltre, l'Ufficio del Registro delle Imprese ha predisposto una tabella riassuntiva delle regole di legittimazione delle pratiche telematiche (disponibile nell'area download in calce a questa pagina).

NOTA BENE: le indicazioni della presente pagina sono riferite esclusivamente alle modalità di firma della distinta ComUnica e delle istanze e denunce rivolte, per il tramite della stessa Comunicazione Unica, al Registro delle Imprese della Camera di Commercio della Romagna - Forlì-Cesena e Rimini. 

La sottoscrizione delle pratiche, presenti nella Comunicazione Unica, destinate agli altri Enti può seguire regole differenti, per le quali occorrerà fare riferimento alle istruzioni degli Uffici competenti.

Il 'firmatario principale' è colui che, con il suo intervento personale, produce l'atto di impulso del procedimento amministrativo.

A lui è intestata la distinta di presentazione - documento che definisce l'adempimento da eseguire, descrivendone gli estremi e riassumendone il contenuto - in cui appare come 'Il sottoscritto'. Deve necessariamente trattarsi di un soggetto cui la normativa ha imposto l'obbligo o conferito la facoltà di richiedere l'esecuzione di formalità pubblicitarie al Registro delle Imprese.

Chi può rivestire il ruolo di firmatario principale di una pratica?

Il firmatario principale di una pratica sarà sempre uno di questi soggetti:

1. una persona designata dalla disposizione normativa che istituisce l'adempimento pubblicitario (obbligato o legittimato secondo i casi);
2. un Notaio, per tutte le formalità dipendenti dagli atti da lui rogati o autenticati;
3. un Commercialista, nel caso della domanda di deposito dei bilanci di esercizio e delle domande di iscrizione di atti societari non notarili.

In linea generale, la legge pone in carico a determinate persone l'obbligo di provvedere all'esecuzione degli adempimenti pubblicitari. Si tratta di coloro che, quando è prevista una sanzione per l'omissione o il ritardo nell'esecuzione dell'adempimento, sono tenuti a pagarla (in base all'art. 5 della legge 689/1981 sul procedimento sanzionatorio, ogni persona che con il suo comportamento concorre alla violazione, soggiace alla sanzione di legge).

Ad ogni singolo adempimento corrispondono uno o più soggetti obbligati a prendersene cura: si consideri a titolo di mero esempio che

• l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di capitali è un obbligo del Notaio;
• l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di persone è un obbligo degli amministratori, esteso anche al Notaio nel caso di atto costitutivo redatto in forma pubblica;
• l'iscrizione della nomina dell'amministratore di società di capitali è un obbligo che incombe personalmente sull'amministratore nominato;
• l'iscrizione della cessazione dell'amministratore di società di capitali è un obbligo dei sindaci (se previsti);
• la presentazione del bilancio finale di liquidazione di una società di capitali e dell'istanza di cancellazione di una società di qualsiasi tipo è un obbligo del liquidatore o dei liquidatori.
   

Tuttavia, non mancano i casi di adempimenti per i quali la legge omette di designare i soggetti obbligati, ovvero, pur indicandoli, non stabilisce un termine entro il quale provvedere.

Il Supporto Specialistico SARI Romagna riporta, per ogni singolo adempimento, quali sono i soggetti obbligati.

Si definiscono 'legittimate' a presentare una pratica al Registro Imprese tutte quelle persone che, pur non essendo obbligate a provvedere all'adempimento, hanno la facoltà di farlo, eventualmente sostituendosi a chi per legge vi sarebbe tenuto. I soggetti 'legittimati' possono, quindi, apparire come 'firmatario principale' di una pratica, ma non possono essere sanzionati in caso di omissione o ritardo nella presentazione.

I casi di legittimazione senza obbligo sono piuttosto numerosi (di fatto, una gran parte delle pratiche sono presentate da questa categoria di firmatari) e saranno analizzati di seguito nei paragrafi dedicati alle figure del Notaio e del Commercialista (o Professionista Incaricato).

La prescrizione di legge che impone di produrre le pratiche in formato elettronico e di trasmetterle per via telematica spesso porta i soggetti obbligati o legittimati a rivolgersi a consulenti o professionisti dotati della necessaria competenza tecnica e dell'idonea strumentazione informatica. Costoro assumono, nell'economia del procedimento, il ruolo di intermediari alla trasmissione della pratica.

Diversamente da quello del firmatario, quello dell'intermediario è un ruolo che può essere svolto da chiunque abbia la capacità giuridica di agire e sia in possesso della strumentazione informatica necessaria e delle basilari conoscenze tecniche sul funzionamento dei programmi di compilazione delle pratiche e del sistema telematico del Registro Imprese. 
Non sono necessari né il possesso di determinati titoli di studio né l'iscrizione in ordini professionali e neppure una formale attestazione di incarico da parte dell'impresa. 

Non è richiesto che l'intermediario alla trasmissione apponga la propria firma digitale sulla pratica.

Occorre prestare attenzione a non confondere il ruolo dell'intermediario con quello del professionista incaricato, di cui si dirà più avanti, e che può solo essere una persona iscritta nella sezione A o B dell'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, che si presenta come firmatario principale della pratica.

Il Notaio è per legge obbligato a richiedere l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi di società di capitali e degli atti costitutivi di società di persone redatti in forma di atto pubblico; inoltre, egli deve depositare gli atti, da lui rogati o autenticati, di cessione di quota di società a responsabilità limitata e di trasferimento di azienda.

Accanto a tali ipotesi, il Notaio è titolare di un generale potere di richiedere al Registro delle Imprese l'esecuzione di formalità pubblicitarie che dipendono dagli atti da lui rogati o autenticati (art. 31 comma 2-ter della Legge n. 340/2000).
La legittimazione del Notaio va pertanto valutata di caso in caso alla luce di questo principio.
Peraltro, la formulazione utilizzata dal legislatore appare volutamente generica e sembra quindi rispondere all'intenzione di lasciare che il Notaio stesso sia libero di valutare discrezionalmente di quali formalità, tra tutte quelle in qualsiasi modo connesse all'atto rogato o autenticato, richiedere in concreto l'esecuzione.

Oltre a tutti quegli adempimenti pubblicitari - o, per usare il termine di legge, tutte le formalità - che traggono unica ed inevitabile ragione d'essere dalla semplice esistenza dell'atto, su cui la legittimazione del Notaio è indiscutibile (si pensi all'iscrizione della nomina di amministratori che abbiano fatto constare in atto la propria accettazione di carica), si ammette la legittimazione notarile anche nel caso di domanda di iscrizione di atti o fatti, per i quali il notaio non abbia per legge l'obbligo o la facoltà di effettuare il relativo deposito, firmata con l'utilizzo del certificato di firma rilasciato dal Consiglio Nazionale del Notariato (cfr. Circolare MISE 1 agosto 2003 n. 3563 /C). 

La firma digitale del Notaio è firma 'di funzione': pertanto, come precisato nell'Orientamento approvato da Unioncamere e Consiglio Nazionale del Notariato (disponibile nell'area download in calce a questa pagina), il suo utilizzo presuppone, in ogni caso, il conferimento di un incarico professionale specifico da parte del cliente.

L'art. 31 della Legge n. 340/2000 (commi 2-quater e 2-quinquies, come introdotti dalla Legge n. 350/2003) ha conferito a dottori commercialisti e a ragionieri e periti commerciali (di seguito anche, per semplicità: Commercialisti) la legittimazione a presentare al Registro Imprese istanze di iscrizione di tutti gli atti societari per la cui redazione la legge non richieda espressamente l'intervento di un notaio, ed in particolare le domande di deposito del bilancio di esercizio (corredato dai relativi allegati) e di iscrizione dell’elenco dei soci.

Il Commercialista può dunque presentare, alle condizioni che si specificherà tra poco, qualsiasi tipo di pratica relativa ad atti di società, escluse quelle di competenza notarile.

Si ritiene che, nel quadro della norma citata, e sulla scorta dell'indicazione del Ministero dello Sviluppo Economico (parere alla Camera di commercio di Campobasso del 17/1/2007, n. 549), la nozione di 'atto societario' arrivi ad includere tutti gli adempimenti comunque riconducibili ad una società, ed anche a soggetti che intrattengono rapporti organici con la società medesima, come amministratori, soci, sindaci, procuratori.

Non può, invece, presentare come 'professionista incaricato':

• alcuna pratica relativa ad una impresa individuale;
• alcuna denuncia REA;
• alcuna pratica di iscrizione, modifica, cancellazione all'Albo Artigiani che riguardi anche dati relativi al Registro  Imprese e REA (la pratica può essere sottoscritta dal professionista incaricato se riguarda solo dati relativi all'Albo Artigiani, come, ad esempio, la sola iscrizione/cancellazione dalla previdenza artigiana).

Detto questo, la legittimazione del Commercialista si fonda su due presupposti:

1. che sia regolarmente iscritto nel proprio ordine professionale;
2. che abbia ricevuto specifico incarico da parte dei legali rappresentanti della società nel cui interesse opera.

Se queste condizioni sono soddisfatte (e documentate tramite apposita dichiarazione, come spiegato nel riquadro sottostante), il Commercialista è legittimato a presentare la domanda di iscrizione; in concreto, egli può intestarsi la distinta di presentazione e sottoscriverla digitalmente.

Quanto agli atti da allegare all'istanza, il discorso è più articolato.