Regole per la sottoscrizione delle pratiche


AVVISO IMPORTANTE

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Dopo il 31 luglio 2021 la Camera di Commercio della Romagna – Forlì-Cesena e Rimini non accetterà più la presentazione di pratiche telematiche con delega.

Da tale data le pratiche trasmesse allegando il modulo di procura/delega attualmente in uso saranno sospese e se non regolarizzate rifiutate.
 
Si precisa che tale vincolo è riferito esclusivamente alle pratiche presentate al Registro Imprese di Forlì-Cesena e Rimini 

Il termine è stato più volte prorogato, attualmente quale misura di contenimento della pandemia da Covid-19.

Introduzione

Nel quadro generale delle regole che disciplinano la tenuta del Registro Imprese, risultano di particolare complessità ed articolazione quelle che servono:

  • ad individuare i soggetti obbligati, o comunque autorizzati, ad eseguire gli adempimenti pubblicitari;
  • a definire le modalità tecniche e le condizioni per la materiale apposizione delle sottoscrizioni.


Questa pagina ha lo scopo di fornire alcune indicazioni sintetiche, che possono aiutare a padroneggiare la complessa materia della sottoscrizione delle pratiche destinate al Registro Imprese e al REA, senza pretendere di poterla esaurire. 

Si rimanda in ogni caso, per qualsiasi approfondimento e per ogni informazione in relazione a specifiche pratiche, alla documentazione presente sul sito ed in particolare alla Guida interattiva nazionale agli adempimenti societari.

Nota bene: le indicazioni della presente pagina sono riferite esclusivamente alle modalità di firma della distinta ComUnica e delle istanze e denunce rivolte, per il tramite della stessa Comunicazione Unica, al Registro delle Imprese della Camera di Commercio della Romagna - Forlì-Cesena e Rimini. 

La sottoscrizione delle pratiche, presenti nella Comunicazione Unica, destinate agli altri Enti può seguire regole differenti, per le quali occorrerà fare riferimento alle istruzioni degli Uffici competenti.

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Firmatario principale della pratica

Il "firmatario principale" è colui che con il suo intervento personale produce l'atto di impulso del procedimento amministrativo.

A lui è intestata la distinta di presentazione - documento che definisce l'adempimento da eseguire, descrivendone gli estremi e riassumendone il contenuto - in cui appare come "Il sottoscritto". Deve necessariamente trattarsi di un soggetto cui la normativa ha imposto l'obbligo o conferito la facoltà di richiedere l'esecuzione di formalità pubblicitarie al Registro delle Imprese.

Chi può rivestire il ruolo di firmatario principale di una pratica?

Il firmatario principale di una pratica sarà sempre uno di questi soggetti:

  1. una persona designata dalla disposizione normativa che istituisce l'adempimento pubblicitario (obbligato o legittimato secondo i casi);
  2. un Notaio, per tutte le formalità dipendenti dagli atti da lui rogati o autenticati;
  3. un Commercialista, nel caso della domanda di deposito dei bilanci di esercizio e delle domande di iscrizione di atti societari non notarili.

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I soggetti obbligati

In linea generale, la legge pone in carico a determinate persone l'obbligo di provvedere all'esecuzione degli adempimenti pubblicitari. Si tratta di coloro che, quando è prevista una sanzione per l'omissione o il ritardo nell'esecuzione dell'adempimento, sono tenuti a pagarla (in base all'art. 5 della legge 689/1981 sul procedimento sanzionatorio, ogni persona che con il suo comportamento concorre alla violazione, soggiace alla sanzione di legge).

Ad ogni singolo adempimento corrispondono uno o più soggetti obbligati a prendersene cura: si consideri a titolo di mero esempio che

  • l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di capitali è un obbligo del Notaio;
  • l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi delle società di persone è un obbligo degli amministratori, esteso anche al Notaio nel caso di atto costitutivo redatto in forma pubblica;
  • l'iscrizione della nomina dell'amministratore di società di capitali è un obbligo che incombe personalmente sull'amministratore nominato;
  • l'iscrizione della cessazione dell'amministratore di società di capitali è un obbligo dei sindaci (se previsti);
  • la presentazione del bilancio finale di liquidazione di una società di capitali e dell'istanza di cancellazione di una società di qualsiasi tipo è un obbligo del liquidatore o dei liquidatori.
     

Tuttavia, non mancano i casi di adempimenti per i quali la legge omette di designare i soggetti obbligati, ovvero, pur indicandoli, non stabilisce un termine entro il quale provvedere.

La Guida nazionale interattiva agli adempimenti societari riporta per ogni singolo adempimento quali sono i soggetti obbligati.

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I soggetti legittimati

Si definiscono "legittimate" a presentare una pratica al Registro Imprese tutte quelle persone che, pur non essendo obbligate a provvedere all'adempimento, hanno la facoltà di farlo, eventualmente sostituendosi a chi per legge vi sarebbe tenuto. I soggetti "legittimati" possono quindi apparire come "firmatario principale" di una pratica, ma non possono essere sanzionati in caso di omissione o ritardo nella presentazione.

I casi di legittimazione senza obbligo sono piuttosto numerosi (di fatto, una gran parte delle pratiche sono presentate da questa categoria di firmatari) e saranno analizzati di seguito nei paragrafi dedicati alle figure del Notaio e del Commercialista (o Professionista Incaricato).

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Intermediario alla trasmissione

La prescrizione di legge che impone di produrre le pratiche in formato elettronico e di trasmetterle per via telematica spesso porta i soggetti obbligati o legittimati a rivolgersi a consulenti o professionisti dotati della necessaria competenza tecnica e dell'idonea strumentazione informatica. Costoro assumono, nell'economia del procedimento, il ruolo di "intermediari alla trasmissione" della pratica.

Diversamente da quello del firmatario, quello dell'intermediario è un ruolo che può essere svolto da chiunque abbia la capacità giuridica di agire e sia in possesso della strumentazione informatica necessaria e delle basilari conoscenze tecniche sul funzionamento dei programmi di compilazione delle pratiche e del sistema telematico del Registro Imprese. 
Non sono necessari né il possesso di determinati titoli di studio né l'iscrizione in ordini professionali e neppure una formale attestazione di incarico da parte dell'impresa. 

Non è richiesto che l'intermediario alla trasmissione apponga la propria firma digitale sulla pratica.

Occorre prestare attenzione a non confondere il ruolo dell'intermediario con quello del professionista incaricato, di cui si dirà più avanti, e che può solo essere una persona iscritta nella sezione A dell'Ordine dei Dottori Commercialisti, che si presenta come firmatario principale della pratica.

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Legittimazione del Notaio

Il Notaio è per legge obbligato a richiedere l'iscrizione degli atti costitutivi e modificativi di società di capitali e degli atti costitutivi di società di persone redatti in forma di atto pubblico; inoltre, egli deve depositare gli atti, da lui rogati o autenticati, di cessione di quota di società a responsabilità limitata e di trasferimento di azienda.

Accanto a tali ipotesi, il Notaio è titolare di un generale potere di richiedere al Registro delle Imprese l'esecuzione di formalità pubblicitarie che dipendono dagli atti da lui rogati o autenticati (art. 31 comma 2ter della legge 340/2000).
La legittimazione del Notaio va pertanto valutata di caso in caso alla luce di questo principio.
Peraltro, la formulazione utilizzata dal legislatore appare volutamente generica e sembra quindi rispondere all'intenzione di lasciare che il Notaio stesso sia libero di valutare discrezionalmente di quali formalità, tra tutte quelle in qualsiasi modo connesse all'atto rogato o autenticato, richiedere in concreto l'esecuzione.

Oltre a tutti quegli adempimenti pubblicitari - o, per usare il termine di legge, tutte le formalità - che traggono unica e inevitabile ragione d'essere dalla semplice esistenza dell'atto, su cui la legittimazione del Notaio è indiscutibile (si pensi all'iscrizione della nomina di amministratori che abbiano fatto constare in atto la propria accettazione di carica), si ammette la legittimazione notarile anche in tutte le occasioni in cui l'atto costituisce solamente uno dei presupposti della formalità da eseguire.

 

Per illustrare l’applicazione della regola così delineata, si considerino i seguenti esempi.

  • Iscrizione di atti. Ovviamente, la disposizione consente al Notaio di chiedere l'iscrizione di tutti gli atti da lui rogati o autenticati, e del loro integrale contenuto, anche quando la legge non gliene impone l'obbligo: ad esempio, di essere firmatario principale dell'istanza di iscrizione di un atto modificativo di società di persone. È degna di nota la circostanza che, sulle pratiche così formate, al Conservatore del Registro Imprese compete solo un controllo di mera regolarità formale della documentazione prodotta.

  • Nomine e cessazioni. Si ammette che il Notaio possa intervenire, sostituendosi alle persone designate, nella presentazione delle istanze di iscrizione delle nomine e delle cessazioni di cariche di società di capitali disposte con atto notarile, assumendosi però ogni responsabilità in merito all’accertamento della consapevolezza e della piena accettazione dell’incarico da parte delle persone designate. È quindi corretto e addirittura raccomandabile (anche se non richiesto dall'Ufficio) che il Notaio sia formalmente delegato all’esecuzione dell’adempimento, con separata dichiarazione o anche attraverso l’inserimento nell’atto di apposite clausole.

  • Richiesta di cancellazione. Nella procedura ordinaria di chiusura di una società l’atto notarile non è l’ultima fase e la cancellazione è necessariamente richiesta dal liquidatore in un momento successivo al deposito dell’atto. È però possibile che il Notaio richieda la cancellazione della società ogni volta che l’estinzione del rapporto sociale e di tutte le posizioni giuridiche pendenti, ovvero la sottrazione della società all’obbligo di iscrizione, sono conseguenza diretta e necessaria dell’atto portato all’iscrizione. Questo avviene ad esempio nelle ipotesi di scioglimento di società di persone senza messa in liquidazione, di cancellazione per avvenuta incorporazione o  scissione, di trasformazione della società in forma giuridica non tenuta all’iscrizione, di trasferimento sede all’estero, ecc.

  • Dati anagrafici. È ammessa la presentazione da parte del Notaio delle pratiche relative ai dati anagrafici delle persone la cui posizione nel Registro Imprese deve essere iscritta, modificata o cessata sulla base dell’atto notarile portato all’iscrizione. 

  • Denunce REA. La casistica estremamente vasta delle denunce REA rende le generalizzazioni particolarmente difficili. Si ritiene comunque che il Notaio sia legittimato a presentare denunce di inizio o cessazione di attività, di apertura, modificazione e chiusura di unità locali che traggano origine dalle disposizioni dell'atto da lui rogato o autenticato, contestualmente alla richiesta di iscrizione del relativo atto al Registro delle Imprese. Spetta, infatti, al Notaio valutare la circostanza che l'adempimento REA possa essere essere qualificato come "formalità dipendente dall'atto" e come tale rientrare nella disposizione di cui all'art. 31 comma 2-ter della legge 340/2000. " 

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Legittimazione del Commercialista (Professionista incaricato)

L'art. 31 della legge 340/2000 (commi 2quater e 2quinquies, come introdotti dalla legge 350/2003) ha conferito a dottori commercialisti e a ragionieri e periti commerciali (di seguito anche, per semplicità: Commercialisti) la legittimazione a presentare al Registro Imprese istanze di iscrizione di tutti gli atti societari per la cui redazione la legge non richieda espressamente l'intervento di un notaio, ed in particolare le domande di deposito del bilancio di esercizio (corredato dai relativi allegati) e di iscrizione dell’elenco dei soci.

Il Commercialista può dunque presentare, alle condizioni che si specificherà tra poco, qualsiasi tipo di pratica relativa ad atti di società, escluse quelle di competenza notarile.

Si ritiene che, nel quadro della norma citata, e sulla scorta dell'indicazione del Ministero dello Sviluppo Economico (parere alla Camera di commercio di Campobasso del 17/1/2007, n. 549), la nozione di "atto societario" arrivi ad includere tutti gli adempimenti comunque riconducibili ad una società, ed anche a soggetti che intrattengono rapporti organici con la società medesima, come amministratori, soci, sindaci, procuratori.

Non può, invece, presentare come "professionista incaricato":

  • alcuna pratica relativa ad una impresa individuale;
  • alcuna denuncia REA;
  • alcuna pratica di iscrizione, modifica, cancellazione all'Albo Artigiani.

Detto questo, la legittimazione del Commercialista si fonda su due presupposti:

  1. che sia regolarmente iscritto nel proprio ordine professionale;
  2. che abbia ricevuto specifico incarico da parte dei legali rappresentanti della società nel cui interesse opera.

Se queste condizioni sono soddisfatte (e documentate tramite dichiarazione, come spiegato nel riquadro sottostante), il Commercialista è legittimato a presentare la domanda di iscrizione; in concreto, egli può intestarsi la distinta di presentazione e sottoscriverla digitalmente.

Quanto agli atti da allegare all'istanza, il discorso è più articolato.

Bilancio di esercizio e situazione patrimoniale dei consorzi. Il comma 2quater dell'art. 31 della legge 340/2000 autorizza il Commercialista a sottoscrivere, oltre alla domanda di deposito, anche la copia elettronica del bilancio e dei relativi allegati. In questo caso egli compare come unico firmatario di tutti i documenti che compongono la pratica.

Altri atti non notarili (es. bilancio finale di liquidazione, progetto di fusione o di scissione). Al Commercialista sono aperte tre alternative:

  1. allegare un atto firmato digitalmente dai soggetti ordinariamente tenuti a sottoscriverlo in originale (es. il liquidatore, un amministratore);
  2. allegare una copia elettronica del documento cartaceo, attestata conforme da un Notaio o altro soggetto autorizzato a norma dell’art. 22 commi 1 e 2 D. Lgs. 82/2005;
    operare in qualità di procuratore speciale; questo gli attribuisce la possibilità di sottoscrivere i documenti con la propria firma digitale;
  3. allegare una copia per immagine (scansione) dell'originale firmato, valida ai sensi dell'art. 22, comma 3 del D. Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale), apponendovi la seguente dichiarazione: “dichiaro che i documenti allegati sono stati prodotti mediante scansione dell'originale analogico e di aver effettuato con esito positivo il raffronto tra gli stessi e i documenti originali, ai sensi sell'art. 22, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005 e art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014”.


Dichiarazioni. In ogni pratica presentata dal commercialista dovrà essere inserita, in un documento elettronico appositamente allegato oppure nel Riquadro Note, una dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto di notorietà, resa dal commercialista stesso, del seguente tenore: 

'Pratica telematica presentata dal sottoscritto dottore commercialista/ragioniere/perito commerciale iscritto all’Albo della Provincia di …… al nr…… non sussistendo nei propri confronti provvedimenti disciplinari che ne impediscano l’esercizio della professione, quale incaricato dai legali rappresentanti della società, ai sensi dell’art. 2 comma 54 della legge 24/12/2003 n. 350'.

Nei soli casi di deposito del bilancio di esercizio e della situazione patrimoniale dei consorzi, il Commercialista deve anche rendere una attestazione di conformità dei documenti agli originali depositati presso la società. La dicitura deve essere apposta su ognuno dei documenti informatici che compongono la pratica di deposito del bilancio. In tal caso deve avere il seguente tenore: 
'Il firmatario Dott./Rag. XXXX, iscritto nella sezione A dell'Ordine dei Dottori Commercialisti della provincia di XXXX al numero XXXX, dichiara ai sensi dell'art. 31 comma 2quater legge 340/2000 che il presente documento informatico è conforme all'originale depositato presso la società'.

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Ufficio Registro Imprese

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I contenuti di questa pagina sono aggiornati al 02/08/2021