Bilanci, elenchi soci e situazioni patrimoniali

Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne che nei casi di esonero espressamente previsti dalla normativa (in tal caso, in fase di compilazione della pratica è necessario spuntare l’apposito flag presente nella modulistica):

• società quotate, tenute a redigere il bilancio secondo lo standard ESEF
• società non quotate che redigono i bilanci di esercizio o consolidato in conformità ai principi contabili internazionali
• società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione (art. 1 D. Lgs. 209/2005);
• società tenute a redigere i bilanci ai sensi del D. Lgs. 18 agosto 2015 n. 136 (banche ed altri istituti finanziari);
• società controllate, anche congiuntamente, nonché le società incluse nel bilancio consolidato delle società di cui ai punti precedenti. Fanno parte di questo insieme anche le società controllate non quotate con controllante quotata.

In tutti i casi sopra elencati rimane obbligatoria la presentazione del bilancio e di tutti i documenti allegati in formato PDF/A.

Oltre ai soggetti non obbligati previsti dalla normativa, sono esclusi dalla presentazione del bilancio in formato XBRL (in quanto non sono disponibili le relative tassonomie):

• Bilancio delle Istituzioni degli Enti Locali iscritte solo nel Repertorio Economico Amministrativo (only REA), non iscritte nella sezione ordinaria (cod. atto 711/712);
• Bilancio consolidato della società controllante depositato da parte della società controllata (cod. atto 714)
• Bilancio di società estera avente sede secondaria in Italia (cod. atto 715);
• Bilancio sociale e bilancio sociale consolidato (cod. atto 716);
• Situazione economica e patrimoniale di Società di Mutuo Soccorso (cod. atto 717);
• Bilancio consolidato di società di persone interamente possedute da società di capitali (cod. atto 721);
• Bilancio finale di liquidazione (Mod. S3 - cod. atto 730).
• Rendiconto in apertura di liquidazione ai sensi dell'art. 2487 bis c.c. (da depositare in allegato al primo bilancio di esercizio in fase di liquidazione);
• Situazione economico-patrimoniale allegata alla domanda di iscrizione delle deliberazioni o decisioni di fusione e di scissione.

Nel caso di deposito del bilancio consolidato della società controllante da parte della società controllata (sub-holding) che si avvale dell'esonero (cod. atto 714), qualora l'impresa non indichi nel modulo NOTE/XX il riferimento al protocollo del bilancio consolidato depositato dalla capogruppo, è necessario allegare alla pratica il bilancio della controllante esclusivamente in formato PDF/A, con il codice B05.

Si precisa che anche nei seguenti casi (ove non ricorra una delle ipotesi di esonero sopra elencate), i documenti contabili devono essere depositati nel formato XBRL:

• situazione patrimoniale dei consorzi;
• bilancio di esercizio di società in fase di liquidazione (non il bilancio finale di liquidazione che va depositato con Mod. S3 - cod. atto 730 in formato PDF/A).

Nel documento d'intesa tra Unioncamere e Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti si ribadisce quanto riportato all'art. 5 comma 5 del D.P.C.M. del 10 dicembre 2008, laddove è prevista l'ipotesi in cui la tassonomia vigente non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità.

In tal caso, il file informatico XBRL differisce da quello, in formato cartaceo, effettivamente approvato dall'assemblea.
Nell'ipotesi descritta, oltre al prospetto contabile in formato XBRL, va anche allegato il prospetto contabile in formato PDF/A, con l'indicazione in calce alla nota integrativa della seguente dichiarazione: "Si dichiara che i prospetti contabili Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario e/o Nota Integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana Xbrl, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all'art. 2423 c.c.."

Si precisa che non è necessario il deposito nel doppio formato in caso di differenze esclusivamente formali e non sostanziali tra il documento approvato in assemblea ed il bilancio in formato XBRL.

Le schede del Supporto Specialistico SARI Romagna e la Circolare Ministeriale n. 3689/C sulla compilazione della modulistica (disponibile nell'area download in calce a questa pagina), forniscono tutte le informazioni dettagliate per la compilazione dell'elenco soci da allegare alla pratica di deposito del bilancio delle società per azioni e in accomandita per azioni non quotate in mercati regolamentati (mod. S - riq. 03) e per l'indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro dei soci (mod. S - riq. 04).

Nel caso di conferma dell'elenco soci precedentemente depositato, è sufficiente selezionare l'apposito 'flag' presente sul mod. B per il deposito del bilancio.

La Circolare, tra l'altro, riporta indicazioni utili:
- per la comunicazione dell'elenco dei consorziati dei consorzi con attività esterna (adempimento semparato rispetto al deposito della situazione patrimoniale).
- per la compilazione degli elenchi soci nel caso di società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante, per le quali non è sempre semplice determinare chi siano esattamente gli azionisti nel momento del deposito 
- per la compilazione di elenchi soci numerosi (contenenti oltre mille occorrenze).

Il deposito della pratica di aggiornamento dell'elenco soci delle Società per Azioni è previsto ed ammesso solo in occasione del deposito del bilancio di esercizio (Art. 2435 C.C.).

Pertanto, salvo diversa e specifica indicazione riportata nelle schede del Supporto Specialistico SARI Romagna, per le società per azioni non è ammessa la presentazione di alcun elenco soci intermedio per aggiornare la compagine sociale a seguito di eventuali operazioni sul capitale.

(art. 2423 C.C. - Par. 9 - Manuale bilanci) 

Lo Stato Patrimoniale della società non può contenere tutti i dati uguali a zero in quanto la società possiede sicuramente dei beni con un valore che devono essere riportati nello stato patrimoniale.
Il Conto Economico, nel caso in cui non sia stata esercitata/svolta alcuna attività nel corso dell’esercizio (impresa inattiva o sospesa), può riportare solo cifre pari a zero ma dovrà essere comunque compilato ed allegato.
Il deposito di tale prospetto è obbligatorio (art. 2423 C.C.) e non può essere omesso.

(Par. 9 - Manuale bilanci)

I bilanci che abbiano come riferimento un periodo inferiore all’esercizio sociale non sono soggetti al deposito sulla base del principio di tipicità degli atti da iscrivere o depositare nel Registro delle Imprese (art. 2188 C.C.).

(Circolare MISE n. 3689/C e par. 4.20 manuale bilanci)

Le società in liquidazione non sono tenute alla presentazione del bilancio iniziale di liquidazione, obbligatorio solo ai fini fiscali, mentre devono continuare a depositare il bilancio annuale di esercizio (ad esempio, dal 01/01 a 31/12), secondo quanto stabilito dall'art. 2490 cc., senza distinzioni tra il periodo 'pre' e 'post' liquidazione.
Esse sono anche tenute al deposito dell'elenco soci (se S.P.A., S.a.p.a. o società consortili p.a.).

In particolare, l’art. 2490 c.c. prevede che nel primo bilancio successivo alla nomina, i liquidatori devono indicare le variazioni nei criteri di valutazione adottati rispetto all’ultimo bilancio approvato, e le ragioni e conseguenze di tali variazioni. Al medesimo bilancio deve essere allegata la documentazione consegnata dagli amministratori a norma del terzo comma dell’articolo 2487 bis C.C., con le eventuali osservazioni dei liquidatori, ossia una situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento, un rendiconto sulla gestione relativo al periodo successivo all’ultimo bilancio approvato ed un verbale che attesti la consegna di tali documenti e dei libri sociali.

Terminata la liquidazione, va redatto e depositato il bilancio finale di liquidazione ai sensi dell'art. 2492 C.C. (ad esempio, dal 01/01 al 16/12, quale data di chiusura della liquidazione), operazione propedeutica alla cancellazione della società.

(Par. 9 - Manuale bilanci)

Le società di capitali che iscrivono l'atto di trasformazione in società di persone prima dell’approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, in quanto manca l'organo assembleare necessario per l'approvazione.
Tuttavia, se il bilancio è stato approvato prima della trasformazione, la Camera di Commercio della Romagna accetta il deposito da parte della società nella nuova veste giuridica.

Le società di persone che si sono trasformate in società di capitali sono tenute al deposito del bilancio a seconda della data di chiusura del primo esercizio prevista nell’atto di trasformazione.

(Circolare MISE n. 3689/C)

Le società di capitali che cessano per fusione o per scissione totale prima dell'approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso, in quanto manca l'organo assembleare necessario per l'approvazione.
Qualora l'assemblea della società incorporante/beneficiaria abbia approvato il bilancio della società incorporata/scissa (che risulta cancellata dal Registro Imprese), quest'ultimo potrà essere depositato (in formato PDF/A) dalla società incorporante/beneficiaria, come allegato al proprio bilancio.

(Circolare MISE n. 3689/C)

Le società di capitali che trasferiscono la sede in altra provincia depositano il bilancio presso la Camera di Commercio dove risultano iscritte alla data del deposito.

(Circolare MISE n. 3689/C)

Qualora con la medesima delibera che approva il bilancio si provveda anche al rinnovo o alla riconferma delle cariche sociali, sarà necessario effettuare un duplice deposito con due distinte modalità:

• modulo B per il deposito del bilancio approvato
• modulo S2 per il rinnovo delle cariche (per ulteriori informazioni in merito all'adempimento è possibile consultare il Supporto Specialistico SARI Romagna). 

Il soggetto obbligato ad effettuare il deposito del bilancio è l'amministratore in carica alla data di presentazione del bilancio al Registro Imprese.

Le società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano SPA, SAPA ed SRL sono tenute a redigere ed a depositare al Registro Imprese il bilancio consolidato sulla posizione della società di persone.

(Par. 9 - Manuale bilanci)

Le grandi società operanti nei settori dell’industria estrattiva e dell’utilizzo delle aree forestali primarie (così come definite dall’art. 1 del D.Lgs. 139/2015) sono tenute a depositare entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio una relazione sui pagamenti effettuati ai governi conformemente a quanto previsto dagli artt. 3 e 5 del citato decreto.
Per questo adempimento non deve essere utilizzato il modello B, ma il modello S2 presentato tramite ComUnica: ulteriori informazioni in merito alla predisposizione dell'adempimento sono reperibili consultando la FAQ B0019.

(Par. 9 - Manuale bilanci)

Per le società a partecipazione pubblica, tenute alla predisposizione e alla pubblicazione della Relazione sul governo societario (art. 6 d.lgs. n.175/2016) 'contestualmente al bilancio di esercizio', si suggerisce di dedicare a tale documento un’apposita sezione della Relazione sulla Gestione. 

Nelle realtà non soggette all’obbligo di redazione della Relazione sulla gestione o per le microimprese, la Relazione sul governo societario potrà formare un documento separato, identificato con il codice tipo documento 99 e indicando come descrizione 'Relazione sul governo societario', da depositare unitamente al bilancio di esercizio.

(Par. 9 - Manuale bilanci)

Nel caso in cui si debbano allegare file PDF/A eccessivamente pesanti (la dimensione massima consentita per un singolo file è di 30 MB) si consiglia di suddividere il file in più parti, convertire i file in formato PDF/A, ed allegare tutti i file firmati digitalmente, con codice atto 99-ALTRO DOCUMENTO.

L'allegato di bilancio consolidato in formato ESEF (file ZIP), invece, ha dimensione massima di 80 MB.

La dimensione massima della pratica di bilancio è di 100 MB (somma allegati, distinta e file pratica).

Si raccomanda la massima attenzione nell’indicizzazione dei documenti allegati alle pratiche di bilancio, al fine di consentire la corretta individuazione del contenuto di ciascun file consultabile nell’archivio ottico nazionale.

In particolare:

• la relazione di certificazione/relazione del revisore contabile deve essere indicizzata con il codice R02 (altrimenti il software per il controllo automatico dei bilanci non è in grado di rilevarne la presenza all’interno della pratica);
• i documenti indicizzati con il codice 98-documento ad uso interno non possono essere modificati dagli operatori camerali; in tal caso, se per errore è stato allegato un documento indicizzato con il codice 98 anziché con un codice più appropriato che consenta la fruizione a livello nazionale, si rende necessaria l’apertura della gestione correzioni per consentire di allegare nuovamente il file con l’indicizzazione corretta, ad esempio 99-altro documento (se non esiste un codice corrispondente al documento allegato). 

La nuova classificazione delle attività economiche "ATECO 2025", entrata in vigore dal 1° gennaio 2025 e adottata operativamente a partire dal 1° aprile 2025, può essere indicata già nei depositi XBRL del 2025 (indipendentemente dall'esercizio di riferimento e dalla data di approvazione del bilancio). Tuttavia, non sussistono impedimenti all'utilizzo della codifica precedente "ATECO 2007".

Con riferimento al Deposito Bilancio il documento che attesta l’esito di evasione del protocollo riporta solo i dati minimi dell’impresa e gli estremi del protocollo di deposito. Questo nuovo documento è già disponibile nel cassetto digitale pertanto non occorre richiedere agli uffici camerali le vecchie "visure di evasione" se non ricevute.